エネコム

課題
労働生産性向上
業種
自治体

東広島市

東広島市

RPA導入により、
労働生産性および作業品質の向上を実現

EneRoboを選択していただいた理由

を選択していただいた理由

東広島市では、公募型プロポーザルによって導入事業者を決定した。内部情報系・基幹業務系・インターネット系の3系統全てにおいてRPAを導入したい希望があったので、この条件を満たし、最も多いロボット実行台数の提案であったエネロボを選択した。
もう一つの理由として、ロボットの開発は、職員自ら行う前提でRPAの導入を検討していたため、エネロボの教育支援やサポート体制にも魅力を感じた。

財務会計システムの伝票起票業務

財務会計システムで歳入・歳出伝票を起票し、電子決裁連携処理を行う業務

現行業務の課題
財務会計システムへの入力作業は、全庁共通業務で、関わる職員は500名以上となっている。処理する伝票の件数は、全体で約12万件にもなり、1件あたりの処理時間は長いもので10分以上かかる場合もある。このため、多くの職員にとって手間のかかる事務となっている。
手動
ロボット

業務の流れ 1

業務の流れ 1

ロボット化
による効果

業務の大部分をロボット化したことで、処理時間を約80%削減することができた。
導入時に苦労した点

ロボット開発で疑問点が生じた際にエネロボサポートを利用した。サポートのおかげで職員自らロボット作成を行うことができた。

導入後の教訓と悩み

●ロボットに動作をさせる上で必要となったエクセル記入作業において、入力内容の誤りなどがあり、ロボットが停止したことがあった。
●この業務のロボット化後、各所属に対してロボット作成研修を実施したところであるが、通常業務を行いながら、ロボット開発のための時間を確保する体制づくりが課題となっている。

お悩みに対するエネロボコメント

多数のお客さまから同じように、
●「現場でロボットを作成する運用にしたいが、研修をしても『ロボットを作る時間がない』と言って、なかなかロボット作成に取り組んでくれない。」
●「業務負荷を減らすためにRPAを導入したのに、逆にロボット作成すること自体を負担に感じられてしまう。」
といったお悩みをお聞きします。

RPAツールは新たなツールであり、その習得にはある程度まとまった時間が必要となりますが、ロボット化により作り出される時間をさらなるロボット化や業務改善の検討に充てることができるようになり、業務効率化の歯車が回り始めます。

エネロボでは、お客さまの業務システムを題材とする教育メニューを用意しており、また、ロボット作成請負メニューでロボ作成の取り掛かりとなる最初の一体目を作成することも可能です。早期にRPAを浸透させるため、これらのメニューの活用もご検討ください。

還付入力業務

過誤納未整理者のリストを参照し、口座データの有無により
還付入力・通知書の印刷を行う業務

現行業務の課題
過誤納となった対象者に対して還付通知書等を収納システムから出力する業務があり、毎年6~8月頃は特に年金特徴での過納となる対象者が多く1,000~2,000件にもなる。定型的な作業ではあるが、件数が多いため非常に時間が取られる業務となっていた。
手動
ロボット

業務の流れ 2

業務の流れ 2

ロボット化
による効果

導入時点では還付発生件数が少なく、ロボット化による効果が検証できていないが、過誤納が多く発生する時期においては処理時間の削減が期待できる。
導入時に苦労した点

宛名システムからのファイルダウンロードにかかる時間が作業の都度違い、場合によってはタイムアウトエラーになることもある状況だったため業務全体をロボット化することができなかった(ロボットを分割し、ダウンロード作業は手動にした)。

市県民税の給与特徴異動業務

市県民税が、給与から差し引き(給与特徴)されている人を、
届出をもとに自分で納付(普通徴収)へ変更する作業

現行業務の課題
年間約9,000件の届出が提出され、担当が入力し別の職員が確認作業をしていた。
入力作業は複雑ではないが処理件数が多く、市県民税賦課事務の中で時間を要する業務の一つであった。
手動
ロボット

業務の流れ 3

業務の流れ 3

ロボット化
による効果

システムへの入力作業をロボット化することで、本業務に係る処理時間を25%削減することができた。
導入時に苦労した点

税系システムへの異動情報の入力作業をロボット化するために、業務フローの見直しを行う必要があった。
職員が入力情報の一部を事前にエクセルに整理し、その情報をもとにロボットが異動情報を入力するよう業務フローを見直した。
結果、職員が税系システムへ入力する時間より、エクセルに整理する時間の方が効率的であるため、処理時間を短縮することができた。

自治体通信特別号(https://www.jt-tsushin.jp/)に、東広島市役所様のインタビューが掲載されています。

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